Hola 👋 Ya casi lo tenemos
Hemos preparado vuestro SAP con todo lo que había en FacturaOne:
1.359clientes
169proveedores
601productos
2almacenes
Para terminar nos faltan algunas cosas que solo vosotros sabéis: precios, quién va a usar el programa, cuándo bloquear a un cliente que debe dinero, las rutas de reparto…
1Abrid cada apartado de abajo y leed qué os pedimos y para qué.
2Rellenad lo que sepáis. Algunos apartados tienen un Excel: descargadlo, rellenad lo amarillo y subidlo.
3Pulsad «Enviar este apartado». Nos llega al momento.
Tranquilos: no hace falta hacerlo todo de una vez. Lo que escribáis se queda guardado en este ordenador aunque cerréis la página, hasta que lo enviéis.
Podéis enviar cada apartado cuando lo tengáis, y repetirlo si os acordáis de algo más. Si algo no lo sabéis, dejadlo en blanco o contádnoslo en «Dudas».
✍️ ¿Quién está rellenando esto?
Así sabemos a quién llamar si tenemos alguna duda. Se envía junto con cada apartado.
Lo que nos falta
Los marcados como Imprescindible los necesitamos antes de empezar a trabajar con SAP. El resto, cuando podáis.
1Las personas que van a usar SAP
Quién entra en el programa, qué puede hacer cada uno y qué avisos recibe.
ImprescindibleDirección · 10 min›
Para quéPara crear a cada persona su usuario y que solo vea y haga lo que le toca.
Quién lo rellenaGerencia o dirección.
Qué necesitáisNombre, email y móvil de cada persona.
2Cuándo bloquear a un cliente que os debe dinero
Las normas que usará SAP para no dejar vender a quien no paga.
ImprescindibleDirección y administración · 5 min›
Para quéSAP comprobará estas normas cada vez que alguien haga un pedido, albarán o factura.
Cómo funcionaSi un cliente incumple una norma, SAP no deja seguir y explica el motivo. Solo las personas con permiso (apartado 1) pueden autorizarlo.
Ya está preparadoOs proponemos unas normas. Solo tenéis que confirmarlas o cambiarlas.
Qué significa cada opción:
Bloquear: no se puede hacer ni el pedido ni el albarán hasta que pague o lo autorice alguien con permiso.
Pedir autorización: el comercial puede tomar el pedido, pero el albarán no sale hasta que lo autorice alguien con permiso.
Solo avisar: se avisa, pero se deja seguir.
Bloquear: no se puede hacer ni el pedido ni el albarán hasta que pague o lo autorice alguien con permiso.
Pedir autorización: el comercial puede tomar el pedido, pero el albarán no sale hasta que lo autorice alguien con permiso.
Solo avisar: se avisa, pero se deja seguir.
3Clientes: límite de crédito, días de reparto y horarios
Un Excel con vuestros 1.359 clientes. Rellenáis solo las columnas amarillas.
ImprescindibleAdministración y comerciales · 1-2 h›
Para quéEl límite de crédito es lo que usa SAP para bloquear a quien debe demasiado. Los días y horarios, para planificar las rutas.
Quién lo rellenaAdministración (límites) y comerciales (días, horarios, rutas).
TrucoNo hace falta rellenarlo entero: empezad por vuestros clientes más importantes.
4Productos: precios, stock mínimo y proveedores
Un Excel con vuestros 601 productos para poner precios, mínimos y el proveedor de cada uno.
ImprescindibleCompras y almacén · 1-2 h›
Para quéSin precios no se puede facturar. Con el stock mínimo, SAP avisa cuándo pedir y prepara el pedido al proveedor.
Quién lo rellenaQuien lleve compras y precios, con ayuda del almacén para los mínimos.
Lo más urgentePrecio de venta y precio de compra.
¿Tenéis varias tarifas (por ejemplo, una para hostelería y otra para tiendas) o clientes con precios especiales? Lo más fácil: sacad la lista de precios de FacturaOne y subidla aquí también, tal cual.
5Descuentos por cantidad
Si dais más descuento cuantas más cajas os compran.
Dirección comercial · 5 min›
Para quéSAP pondrá el descuento solo, según la cantidad. El comercial no tendrá que calcularlo ni podrá cambiarlo.
Ya está preparadoHemos puesto el ejemplo que nos disteis. Cambiadlo si no es así.
6Datos de FacturaOne que hay que revisar
73 cosas que encontramos al pasar los datos: clientes repetidos, NIF vacíos…
Administración · 20 min›
Para quéPara que los datos de SAP queden limpios: sin clientes duplicados y con todos los NIF.
CómoEn el Excel solo hay que elegir una opción en cada fila y, si hace falta, escribir el dato bueno.
7Vuestros dos almacenes
Cómo se llaman y dónde están.
Dirección · 2 min›
Para quéPara que en SAP y en los papeles salgan con su nombre y su dirección, y para calcular las rutas desde el almacén correcto.
8Reparto: furgonetas, repartidores y rutas
Para la aplicación de rutas y del móvil del repartidor.
ImprescindibleLogística · 15 min›
Para quéPara preparar las hojas de reparto, saber si la mercancía cabe en la furgoneta y que cada repartidor vea su ruta en el móvil.
Qué clientes van en cada rutaEso se pone en el Excel de clientes (apartado 3), columna «Ruta».
9Banco y formas de cobro
Las cuentas de la empresa y cómo os pagan los clientes.
ImprescindibleAdministración · 10 min›
Para quéPara cobrar los recibos domiciliados desde SAP, registrar los cobros y que salga vuestra cuenta en las facturas.
Importante🔒 Nunca nos mandéis contraseñas ni claves de la banca online. Solo el número de cuenta.
10Importaciones
Qué gastos tenéis cuando traéis mercancía de fuera, para saber el coste real.
Compras · 10 min›
Para quéPara que el coste de cada producto incluya transporte, aduana y aranceles, y el margen sea el de verdad.
Lo que más nos ayudaLos papeles de una importación reciente: factura del proveedor, DUA y facturas de transporte y aduana.
11El día que empezáis: stock y facturas pendientes
Lo último: qué hay en el almacén y qué os deben (y qué debéis) el día del cambio.
ImprescindibleJusto antes de arrancar›
Para quéPara que SAP empiece sabiendo cuánta mercancía hay (con lote y caducidad) y quién os debe dinero. Sin esto, el bloqueo de clientes con deuda no funciona.
CuándoSe prepara el día antes de empezar con SAP (o ese mismo día por la mañana).
Lo más fácilSacar de FacturaOne los listados y subirlos tal cual. Las plantillas son por si os resulta más cómodo.
12Vuestra gestoría y la contabilidad
Con quién hablamos de cuentas contables, IVA y saldos.
Administración · 5 min›
Para quéHay cosas contables (cuentas, IVA, saldos iniciales) que es mejor hablar directamente con vuestra gestoría. Así no tenéis que hacerlo vosotros.
13Vuestro logo y cómo son vuestras facturas
Para que facturas y albaranes de SAP salgan con vuestra imagen.
Cuando podáis · 5 min›
Qué necesitamosEl logo en buena calidad y un ejemplo de factura y de albarán que uséis ahora (en PDF o una foto), para que los de SAP se parezcan.
Si queréisTambién fichas técnicas, certificados sanitarios o documentación APPCC de los productos, para tenerlos guardados en SAP.